업무의 큰 방향이 결정되는 회의 시간은 잔잔한 물결처럼 흐르다가도 순식간에 폭풍우처럼 발언이 마구 뒤섞이기도 합니다. 어디로 튈지 모르는 긴 회의 속에서 필요한 알맹이만 쏙쏙 잘 골라내는 것은 직장인의 필수 역량이라고 해도 과언이 아닌데요. 그래서 준비했습니다. 회의가 끝나고 난 뒤 업무에 바로 몰입할 수 있는 회의록 작성의 꿀팁! 회의록의 구성과 종류부터 작성요령까지 알수록 알차게 적용할 수 있는 가이드라인을 소개합니다.

회의록에는 어떤 걸 적어야 하지?

회의록 다운 회의록을 쓰기 위해선 먼저 ‘기본’을 지켜야 합니다. 필수 내용이 누락되지 않도록 다음의 내용을 꼭 포함하여 작성해 보세요. 첫째는 ‘일시/장소/참석자’입니다. 너무 당연한 내용이지만, 혹여라도 빠뜨리게 된다면 추후 혼동이 생길 수 있기 때문에 제일 먼저 정리해두고 시작하는 것이 좋습니다. 특히 참석자의 경우 본래 참석해야 하는 대상자와, 실제 참석한 인원을 비교해 기록하면 적시 적소에 활용(회의록 공유, 책임 명시 등)할 수 있습니다.

둘째는 ‘회의 주제’입니다. 프로젝트 진행이나 이슈 해결 등 특정 안건이 부각되는 경우뿐 아니라, 월간회의와 주간회의 등 정기적으로 열리는 회의 또한 주제를 꼭 기록해야 해요. 어떤 주제의 이야기들이 오갔는지 하이라이트를 중심으로 분류하면 회의록을 훨씬 명료하게 구성할 수 있습니다.

다음은 ‘회의 결과’입니다. 모든 회의의 말미에는 회의를 통해 결정된 사항들이 분명히 거론되기 마련인데요. 기존의 업무 진행 방향에서 변화된 부분이나, 새롭게 등장한 과제는 목록화하여 따로 기재해두면 큰 도움이 됩니다. 업무별 책임자와 담당자, 완료 기한, 과업 특이사항이 보기 좋게 정리돼 있으면 혼선 없이 바로 일에 집중할 수 있죠.

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종류도 다양한 회의록의 몰랐던 세계

조직의 특성에 따라, 작성자의 개성에 따라 회의록의 양식은 천차만별이지만, 회의의 성격에 맞춰 회의록을 다음과 같은 3가지 유형으로 구분하기도 합니다. 우선 ‘목표도출형 회의록’이 있습니다. 하나의 큰 주제를 설정한 이후에 필요성 ▶ 문제점 ▶ 의견 ▶ 실행 총 4단계의 과정을 거치는 것이 특징인데요. 새로운 목표를 세우거나 목표 달성 방안을 구상할 때 효율적인 회의록 유형입니다.

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다음으로는 ‘반대 의견 제시형 회의록’이 있습니다. 다수결의 원칙에 따라 의사 결정되는 경우에 활용하기 좋은 유형으로서, 상반된 의견을 한눈에 비교할 수 있어요. 다수의 의견에 바로 휩쓸리지 않고 소수의 반대 의견을 계속 동등한 비중으로 바라봄으로써 균형 잡힌 타협점을 찾을 확률이 높아지게 됩니다.

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마지막 유형은 ‘우선순위 결론형 회의록’입니다. 회의가 마무리된 뒤에도 어떤 업무를 먼저 해야 할지, 중요시해야 할지 감을 잡기 어려울 때가 있는데요. 그럴 때 이 유형을 활용하면 고민 없이 우선순위를 바로 실행할 수 있습니다. ‘시급함’과 ‘중요함’을 기준으로 업무를 4개의 영역으로 나누는 방법인데요. 막연히 짐작하는 게 아니라 1순위(시급하고 중요한 일), 2순위(중요하지만 시급하지 않은 일), 3순위(시급하지만 중요하지 않은 일), 4순위(시급하지도 중요하지도 않은 일)의 업무를 명확히 분류함으로써 업무에 투입해야 할 시간과 노력을 효율적으로 분배할 수 있습니다.

회의록 작성을 위한 실전 조언

회의 도중에는 쏟아지는 말들을 모두 일렬로 줄 세우는 게 아니라 ‘선택과 집중’에 유념해야 합니다. 듣는 동시에 바로 틀을 짜고 정리하는 게 쉬운 일은 아니지만 여러 번 경험으로 숙달하고 나면 회의의 줄기(주제)와, 열매 같은 아이디어들을 주렁주렁 연결하고 있는 자신을 발견하게 될 거예요.

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또한 회의록은 회의에 참석하지 않은 사람이 봐도 한 번에 이해할 수 있도록 쉽게 작성해야 합니다. 우선 오탈자와 띄어쓰기 검토는 기본인데요. 직종별 전문용어의 경우 숫자 하나, 글자 하나로 큰 혼선이 생길 수도 있으니 반복 점검해야 합니다. 이외에도 여러 개로 나열된 사항을 표로 분명히 구분하면 전달력이 높아지고, 핵심 문장을 눈에 띄게 강조하면 업무 소통 시 큰 도움이 됩니다.

바쁜 업무 사이사이 열리는 회의는 팽팽히 당겨진 긴장감을 잠시 풀고 업무를 되돌아볼 수 있는 소중한 시간입니다. 끄적이는 메모에서 끝내지 않고 똑똑한 회의록 작성을 위해 노력한다면, 수북이 쌓인 업무 앞에서도 망설이지 않고 단숨에 몰입하는 자신을 발견할 수 있을 거예요.

[출처] 고용노동부